Hver dag utveksles store mengder informasjon om legemidler og apotekvarer mellom produsenter, grossister og apotek over hele landet. Bak denne informasjonsflyten ligger systemer som må være stabile, oppdaterte og til å stole på.
Da Farmalogg skulle modernisere VareWeb, handlet det derfor om mer enn å bytte ut gammel teknologi. De måtte utvikle en ny løsning som er tett integrert i arbeidshverdagen til aktører i hele apotekbransjen – uten å miste det som allerede fungerte.
Sammen med Webstep utviklet de VareWeb 2.0, en ny skybasert løsning bygget for videre utvikling, strengere sikkerhetskrav og nye behov i årene som kommer.
Farmalogg er eid av Apotekerforeningen og spiller en sentral rolle i norsk apoteksektor. Gjennom innsamling, kvalitetssikring og distribusjon av grunndata sørger de for at aktører som håndterer legemidler og apotekvarer har tilgang til korrekt og oppdatert informasjon.
Målgruppen er sentrale aktører i hele verdikjeden, fra produsenter og vareleverandører til grossister og apotek, som er avhengige av tilgjengelige og kvalitetssikrede data i sine daglige prosesser.
Den eksisterende løsningen hadde fungert over tid, men teknologien begynte gradvis å bli en begrensning. Arkitektur- og integrasjonsmønstrene som løsningen var bygget rundt begynte etter hvert å bli utdaterte. Samtidig nærmet teknologien seg end-of-life, med økende bekymringer knyttet til sikkerhet, sårbarheter og videre support.
Nye behov lot seg stadig vanskeligere løse uten økt kompleksitet, og teknisk gjeld hadde bygget seg opp over flere år. I noen tilfeller begynte også selve løsningsdesignet å fungere som en flaskehals for videre utvikling.
Konsekvensene var ikke bare tekniske. Etter hvert ble systemet tyngre å jobbe med, både for dem som forvaltet løsningen og for brukerne som var avhengige av den i det daglige. Samtidig ønsket Farmalogg et mer moderne og intuitivt brukergrensesnitt, for å redusere unødvendig merarbeid knyttet til datainnsamling og daglig bruk av løsningen.
For å støtte nye behov og tilpasse løsningen til en ny teknologisk hverdag, ble det til slutt besluttet å gjennomføre en helmodernisering av VareWeb.
Ambisjonen var å utvikle et moderne vareregistersystem som støtter hele prosessen fra A til Å, samtidig som løsningen skulle bli enklere å bruke og lettere å videreutvikle. Farmalogg ønsket blant annet å:
legge til rette for nye funksjonelle behov
redusere manuelt arbeid knyttet til datainnsamling
gjøre løsningen lettere og mer intuitiv å bruke
sikre en teknologisk plattform som tåler videre utvikling
Samtidig var det viktig å forstå hvordan folk faktisk jobbet i løsningene i dag, før man begynte å bygge nytt.
Prosjektet ble gjennomført smidig med treukers sprinter og tett samarbeid mellom Farmalogg og Webstep gjennom hele prosessen. Teamet jobbet ut fra en prioritert backlog fra kunden, med løpende justeringer og prioriteringer underveis.
Første steg var å etablere plattform og infrastruktur, samtidig som teamet utviklet en Proof of Concept på deler av løsningen. Parallelt ble det gjennomført en rekke UX-workshops med både Farmalogg og eksterne brukere for å få bedre innsikt i behov, arbeidsprosesser og utfordringer.
Dette ble et viktig grunnlag for utviklingen av det nye brukergrensesnittet. I stedet for å videreføre gammel systemflyt, tok teamet utgangspunkt i forretningsbehovene og funksjonene brukerne faktisk trengte støtte for i arbeidshverdagen.
Gjennom hele prosjektet jobbet teamene tett sammen om både prioriteringer, krav og detaljering. En viktig styrke var også at teamet satt fysisk hos Farmalogg store deler av prosjektperioden. Underveis avdekket UX-arbeidet nye behov som det var naturlig å ta med videre inn i løsningen.
Resultatet ble VareWeb 2.0 – en helt ny løsning bygget på moderne arkitektur og driftet fullt ut i Microsoft Azure.
Løsningen er basert på containertjenester og utviklet for å håndtere både dagens behov og fremtidige utvidelser. Samtidig ble det gjort flere grep for å forbedre håndtering av data og personvern, blant annet ved å flytte unødvendig data ut av selve tjenesten.
Brukergrensesnittet ble også redesignet med utgangspunkt i brukernes arbeidsprosesser. Det har gitt en mer oversiktlig og intuitiv løsning for både interne og eksterne brukere.
Webstep leverte en totalleveranse med et tverrfaglig team bestående av prosjektleder, utviklere og UX-designer, tett integrert med Farmaloggs egne ressurser.
Teamet fra Webstep bestod av Tri Cao Vu, Erik Steinsland, Pål Bergerskogen, Janne Norheim (de seks første månedene av prosjektet), Johannes Christensen og Elisabeth Kongshavn.
Teamet hadde ansvar for prosjektledelse, utvikling, arkitektur og deler av UX-, test- og skyarbeidet, med støtte fra spesialister ved behov.
En viktig del av leveransen var å balansere fremdrift, kvalitet og nye behov, samtidig som løsningen skulle være klar innen 1. mars 2026.
Med VareWeb 2.0 har Farmalogg fått en løsning som er bedre tilrettelagt for videre utvikling og nye behov i bransjen. Den gir:
et mer fleksibelt og skalerbart system
bedre støtte for videre utvikling og nye behov
betydelig redusert teknisk gjeld
en mer intuitiv brukeropplevelse
et tryggere teknologisk fundament
– Den nye løsningen er enklere og mer intuitiv å bruke, og reduserer manuelt arbeid. Den teknologiske plattformen er tilrettelagt for videreutvikling av den sentrale tjenesten som Farmalogg leverer til apotekbransjen, sier daglig leder i Farmalogg, Per Viksmo.
Prosjektet markerer heller starten på neste fase enn slutten på samarbeidet. Webstep har inngått en femårig forvaltnings- og bistandsavtale med Farmalogg, og bistår videre med både vedlikehold og utvikling av løsningen. Teamet brukes allerede til å planlegge og spesifisere neste steg i tett samarbeid med kunden.
– Webstep var løsningsorienterte og lette å samarbeide med. Teamet bidro med gode forslag på løsninger, og tok initiativ til å forbedre prosesser og arbeidsmåter. Dyktige utviklere var avgjørende for at sluttresultatet ble vellykket. Vi ser fram til fortsatt godt samarbeid i forvaltningsfasen, sier Viksmo.
Les også: Nasjonal reiseplanlegger - Enturs banebrytende suksess